Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности. И хранятся отдельно от приказов по основной деятельности. Реестр приказов по основной деятельности – это тот же журнал учета. Образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.
Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. Зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см. Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25. По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации.
В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы. Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей. Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.
В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом). Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть. Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации. Главное, чтобы такой документ велся на предприятии и были соблюдены сроки его хранения, что установлено требованиями закона (см. Правил организации, хранения, комплектования, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.
Ответственный за выполнение распоряжения сотрудник (указывается его должность и Ф.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. Могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. Итак, журнал регистрации приказов по основной деятельности должен вестись в любой организации.
При этом законом не установлена типовая форма названного документа, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно. Журнал можно вести на бумажном носителе или в электронном формате. Такой журнал подлежит постоянному хранению в организации. Каждая организация сталкивается с необходимостью организации правильного и удобного документооборота. Одно из составляющих его являются регистрационные журналы для различных документов, которые позволяют обобщить информацию обо всех документах, поступающих на предприятие или оформляемых внутри предприятия.
Журналы регистрации имеет важное значение, даже если законодательство не требует их ведение, многие организации заводят журналы для регистрации различных групп документов.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Для приказов по основной деятельности может быть заведен отдельный регистрационный журнал. Вести его можно как в электронном виде, так и в рукописном. Можно взять обычную тетрадь, в которой разлиновать нужные графы, можно воспользоваться типовыми журналами. Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления журнала регистрации приказов по основной деятельности. Приказ по основной деятельности рекомендовано регистрировать отдельно от приказов по личному составу, тем более, если предприятие большое и регулярно оформляет множество документов и приказов.
Для приказов по личному составу можно использовать журнал, образец которого представлен. Для многих документов регистрация в журналах и регистрационных книгах является обязательной. Например, платежные ведомости следует регистрировать в журнале регистрации платежных ведомостей форма Т-53а —. Сведения о трудовых книжках работников отражаются в. Что касается приказов по основной деятельности, то к ним можно отнести достаточно широких спектр издаваемых на предприятии распорядительных документов.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Приказ о назначении директора, главного бухгалтера, различных ответственных лиц, замещающих лиц, об утверждении нормативных актов и внутренних документов компании и пр. Как выше было сказано, бланк журнала не является обязательным, а потому типовой рекомендованной формы не имеет.
При подготовке журнала можно сформировать столько граф, сколько нужно, проименовать их также можно самостоятельно. Отметка об исполнении и направлении в дело для хранения. В журнал вносятся сведения обо всех приказа по основной деятельности, которые утверждает руководитель. Номер, присвоенный приказу при регистрации в журнале, следует проставить на самом распорядительном документе. Ваш e-mail не будет опубликован. В компании со значительным количеством сотрудников издается множество распорядительных актов, регулирующих деятельность предприятия. Чтобы обеспечить их учет, систематизировать, а также облегчить их поиск в случае необходимости, ведется журнал учета приказов по основной деятельности.
Унифицированной формы данного журнала нет. Как правило, его применяют, чтобы обеспечить надлежащий учет потоку распорядительных актов. Распорядительные акты, затрагивающие основную деятельность компании, наиболее многочисленны. От приказов по личному составу их отличает то, что содержание касается большого количества работников или всех сотрудников.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Распорядительные акты, касающиеся личного состава, более относимы к конкретным сотрудникам (приказы о направлении в командировку, о предоставлении отпуска, о поощрении или дисциплинарном взыскании, например). Вопросы руководства организацией (назначение генерального директора, заместителя). Кроме того, в актах по основной деятельности содержатся вопросы планирования, отчетности, охраны, управления, стратегии, развития и так далее.
Как видим, весь этот пласт документации необходимо учесть, пронумеровать, обеспечить сохранность, систематизировать и иногда выдать срочно по запросу. Для этого и применяют журнал приказов по основной деятельности (образец можно скачать здесь), иное название данного документа - книга регистрации приказов по основной деятельности. Не стоит забывать также, что книга выполняет еще одну функцию – фиксирует факт издания приказа и его юридической силы.
Бывают случаи, когда только с помощью журнала возможно доказать наличие и действие того или иного распоряжения как внутри организации, так и для третьих лиц (например, в судах). Для коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей в законе отсутствует обязанность обеспечить ведение данного документа. Однако большинство фирм все же оформляют журнал приказов по основной деятельности, образец которого может быть утвержден руководителем, а может быть составлен произвольно, исходя из задач такого документа.
Напомним, что унифицированной обязательной формы нет. По аналогии с иными журналами регистрации и исходя из обычаев документооборота, журнал, как правило, имеет титульный лист с информацией о наименовании фирмы, даты начала ведения журнала. В основной части регистрация идет с указанием номера приказа, даты, сути. Может содержаться информация о том, на кого из сотрудников распространяется действие распорядительного акта или кто ознакомлен с ним. Для некоторых компаний может быть удобным включить в журнал приказов по основной деятельности (образец заполнения мы покажем ниже) информацию, где (в каком отделе, подразделении, у какого специалиста) хранятся копии регистрируемого акта или кто является ответственным за исполнение распоряжения.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Ответственный за него, как правило, сотрудник, исполняющий обязанности обеспечения документооборота в организации, должность может называться по-разному. Ведение журнала может быть поручено отдельным распорядительным актом и иному сотруднику, например, бухгалтеру. По срокам ведения – чаще всего нумерация приказов начинается с нового календарного года, таким образом, период ведения журнала – год. Но в зависимости от задач и предпочтений собственников и руководства компании, периоды учета могут быть иными.
Поскольку законодательные требования к порядку оформления такого документа отсутствуют, то и вопросы необходимости прошивания журнала, нумерации его страниц, фиксации прошивки указанием на количество листов и закрепления это печатью разрешаются компанией самостоятельно.
Важно: Хранятся такого рода приказы весь период деятельности организации (ст. Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. Следовательно, и журнал приказов по основной деятельности подлежит хранению этот же период.
Обязательность ведения и электронная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности
Бланк журнала разрабатывается организацией самостоятельно. Однако можно воспользоваться и готовыми формами, отпечатанными типографским способом, если предлагаемый в такой форме журнал удовлетворяет интересам организации. В электронном виде журнал учета возможно вести в программе Excel или с помощью таблиц.
Крупные фирмы могут использовать программное обеспечение, позволяющее вести документооборот полностью в электронном виде и формировать журналы нужной формы. Книга регистрации приказов по основной деятельности (образец) представлена во многих справочных системах, а также на правовых ресурсах. После того, как информация, подлежащая внесению, определена, заполнение граф журнала не вызывает затруднений. Реестр приказов по основной деятельности – это тот же журнал учета.
То есть в данном случае слова «реестр» и «журнал» синонимы и означают документ, в котором ведется учет распорядительных актов. Таким образом, реестром может быть названа таблица, где отражены те же самые сведения, что и в журнале. Каких-то изменений в общепринятые формы журналов и реестров за последний год не вносилось.